Design Reviews כבסיס לדיאלוג ומקור לחדשנות

יוני 26, 2017 • בלוג • Boaz Tamir

לטענתו של ג'ים מורגן סקירות DR הן כלי עבודה מוחמץ. בטור הבא הוא מסביר מה הרעיון העומד בבסיסו, מדוע חשוב כל כך להכירו, וכיצד לעשות בו שימוש נכון.

מסקירה קצרה שערכתי עולה כי המילה "חדשנות" במגזר העסקי הפכה בשנים האחרונות למקבילה המודרנית של "אברקדברא". המסר הכללי הוא כזה: בעזרת קצת דמיון חופשי (או סתם חוסר ידיעה), היעדר מחויבות לתהליכים, ומלאי גדול של פתקים נדבקים (sticky notes), כל אחד ואחת מאתנו יכול/ה להגיע לפתרונות פורצי-דרך לפחות או יותר כל בעיה.

סליחה על העוקצנות, אלא שדברים מן הסוג הזה בדיוק יכולים להוציא אותי מדעתי! איני מזלזל בשום אופן בחשיבותה של חדשנות. ויחד עם זאת חשוב לי להעביר את המסר הבא: ישנה דרך פשוטה יותר ואפקטיבית יותר לעידוד יצירתיות ושיתוף פעולה בארגון שלכם. מדובר בכלי עבודה שאתם ככל הנראה כבר עושים בו שימוש, מבלי לשים לב לפוטנציאל האדיר שהוא טומן בחובו. כוונתי למה שאנו נוהגים לכנות Design Reviews, או במונח הרווח בעברית – בחינות תֶכֶן. אלה הן סקירות מצב שנועדו לבחון את המצב הקיים ברגע נתון, ולעדכן את התכנית שנקבעה מראש על מנת להתאימה למצב בשטח. מדובר באמצעי פשוט לכאורה שעשוי לתפקד כמנוף לשינוי ארגוני.

סקירות DR הן כלי מוחמץ, שלא לומר ידוע לשמצה, אך למעשה מדובר בהזדמנות של ממש לעידוד חדשנות. איני מתכוון למה שחברות רבות עושות כדי לצאת ידי חובה: אותה התכנסות שבה נוהגים לסרוק את כל מי שמעז להצביע על בעיה במסרקות ברזל, ולצלות מהנדסים על מנת להבטיח את עמידתם בלוחות הזמנים שנקבעו מראש. גם לא למופע ההסברה המתוזמר היטב שנועד בראש ובראשונה להעניק תחושת ביטחון (מדומה בדרך כלל) להנהלה הבכירה. העיקרון המנחה של מהנדסים בפגישות מן הסוג האחרון יהיה לשמור על פרופיל נמוך עד כמה שניתן, עם מינימום חשיפה שלילית ומבלי להפר את החוזה הלא-חתום: "אני לא אדבר על תחומי האחריות שלך, ואתה אל תדבר על שלי."

סקירות ה-DR יכולות להיות הלב הפועם של פרויקט הפיתוח שלכם, וחלקן בתפקודה הכולל של מערכת הפיתוח וההפעלה של הארגון (Development Operating System) הוא קריטי. כאשר הן נערכות כהלכה, הן מהוות מצע ללמידה, לעשייה ולשיתוף פעולה בין הצוותים השונים.

אני נוהג לחלקן לשני סוגים עיקריים. הסוג הראשון כולל בחינה וסקירה מתומצתת שמטרתה להציף בעיות ולהעלות נושאים טכניים על בסיס קבוע. באופן הזה נוצרת מסגרת עבודה משותפת בהרכב החוצה את הארגון לרוחבו, ומתכנס אחת לכמה זמן להתמודד עם האתגרים השונים שמזמנת עצם ההימצאות בזירה עסקית דינמית. כך נחסך גם הבזבוז הכרוך בניסיונות המהנדסים לרדוף אחר העזרה הנחוצה להם כל-כך בהמשך הדרך. הסוג השני נועד לתמוך באירועי מפתח. סקירות מן הסוג הזה נקבעות לקראת אירועים ספציפיים.

כך או כך פגישות ה-DR צריכות להיות מוקפדות, רלוונטיות ולהעלות את רף הציפיות במטרה בכל הנוגע לעבודת הצוות ואיכות המוצר. לא מדובר בפגישת "סימון וי" על רשימת המטלות, רחוק מזה. זהו זמן המוקדש להעלאתם ובחינתם של האתגרים העומדים על הפרק לצד רעיונות והצעות לשיפור. זו גם לא עוד מצגת PowerPoint – המשתתפים מתבקשים להביא אך ורק חומרים המצויים כבר בשימוש (כגון early prototypes, test data, simulation results או CAD), אולי בתוספת מסמך בן עמוד אחד המתאר את הבעיה שעמה הם מבקשים להתמודד.

יש לשאוף לקיים את הפגישות עצמן, עד כמה שניתן, בשטח העבודה – ב"גמבה". יש לכך השפעה ישירה על העבודה כולה. וחשוב לזכור, בעיות הן לא עניין יוצא דופן: הלמידה בזמן אמת היא הסיבה לכך שאתם שם. 

הפגישות הללו הן הזדמנות נפלאה לפיתוח יכולות העובדים והצוות, ולהובלת שינוי ארגוני. זוהי גם הזדמנות מצוינת עבור מנהלים לעשות הערכה מחודשת של דרכי הפעולה הנהוגות בארגון (ושל דפוסי החשיבה הניצבים בבסיסן), על ידי שאילת שאלות והנחיה בזמן אמת. והכי חשוב, זוהי הזדמנות למנהיגים להדגים הלכה למעשה ערכים אותם הם מנסים להנחיל לצוותים, כמו שיתוף פעולה, בחינה חסרת פשרות של רעיונות והצעות באמצעות ניסויים, ירידה לפרטים ולקיחת אחריות.

זאת, בתנאי שיזכרו כי מתפקידם של מנהיגים לשאול שאלות קשות ולהציב אתגרים חדשים, אבל תמיד תוך תמיכה בעובדים. זה לא המקום לדבר על הישגים אינדיבידואליים, לא כל שכן להפנות אצבע מאשימה. העיקר כאן הוא שיפור מתמיד של עבודת הצוות בחתירה ליצירת יותר ערך עבור הלקוח.

למרות חוסר הנוחות שעלול להתעורר בתחילה, יש להניח כי במהרה יתחילו אנשי הצוות לפרוח בפגישות הללו, שמחים על ההזדמנות לקחת חלק משמעותי בעבודת הארגון. סביבת העבודה אינה מבוססת עוד על הפחדות ועונשים. למעשה, הלחץ העיקרי צריך להיות מופנה להנהלה הבכירה. עיקר האחריות על וויסות העבודה, לעומת זאת, מוטלת על הצוות עצמו, הזוכה לעצמאות מירבית בתוך מרחב פעולה מוגדר. ההנחה העומדת בבסיס שיטת העבודה הזו היא כי העבודה המשותפת מביאה לתוצאות טובות בהרבה מאלה שאנשי הצוות היו משיגים אילו עבדו כל אחד בנפרד.

מספר נקודות שחשוב לשים לב אליהן לקראת הסקירות הבאות שלכם:

  1. תכננו היטב את סדר היום ולוחות הזמנים שלכם. וודאו כי כל האנשים הנכונים נוכחים בדיונים הנכונים – ולא נוכחים כשאין בכך צורך (בזבוז). שימו לב שאתם מקציבים מספיק זמן לדיון עומק סביב נושאים מוגדרים. דאגו לערוך סקירות תמציתיות ומתוזמנות היטב (אולי על בסיס שבועי) כדי להציף ולבחון נושאים העולים תוך כדי תנועה. סקירות הממוקדות באירוע ספציפי (event-driven reviews) יש לקבוע במועד שישאיר מספיק זמן לעבודה עצמה.
  2. על המשתתפים לבוא מוכנים. שלחו את המידע החיוני מראש כל אימת שהדבר מתאפשר. עובדים המתכוונים להציג חומרים במהלך הפגישה, צריכים להגדיר באופן בהיר מהי הבעיה, לסקור את העבודה שנעשתה עד עכשיו ולהציע פתרונות חלופיים (A3 יכול להיות שימושי כאן). זה איננו המקום לזרוק בעיות לחלל האוויר.
  3. בכל פעם שהדבר מתאפשר, ערכו את הסקירה ב"גמבה". וודאו שהמוצר והנתונים ההכרחיים זמינים לכם.
  4. על המנהיגים לדעת לשאול שאלות נוקבות, בעלות חשיבות ולעניין. אל תשאלו שאלות שנועדו להעיד על חכמתו של השואל, ואל תמהרו לספק תשובות. הראשון יגרום לאנשים להיאטם, ואילו השני ייאלץ אתכם להתמודד עם הרבה מאד בעיות בעתיד.
  5. עודדו דיאלוג ער ואמתי. שאלו שאלות קשות. מתח בריא הוא חלק בלתי נפרד מכל יצירה, ויצירת מוצרים מעולים בכלל זה. יחד עם זאת, אל תגיעו לעולם למצב שבו עובד/ת נתונ/ה תחת מתקפה. הביאו בחשבון את יחסי הגומלין ונקודות ההשקה בין הצוותים השונים, ותנו זמן לתהליכים להתרחש.
  6. אל תוותרו על ניסויים. לכל מפגש כזה יש מטרה: דיונים לא נערכים לשם עצמם, ולא נועדו לשכלל את כישוריהם הרטוריים של המשתתפים. בדקו כיצד ניתן לבחון היפותזות באופן אפקטיבי.
  7. רכשו ידע, וישמו אותו. זוהי ההזדמנות לעדכן את התכנית שלכם בהתאם לידע שצברתם על הנעשה בשטח, וליצור סטנדרטים חדשים באמצעות למידה. וודאו כי אתם ממצים את הפוטנציאל הטמון בידע הקיים, וכי אתם פועלים על מנת לרכוש ידע נוסף.
  8. סקירות ה-DR צריכות להפוך לחלק בלתי נפרד ממערכת ההפעלה והפיתוח שלכם. בארגונים גדולים יתכן שיהיה צורך בפריסת רשת אינטגרטיבית (integrated network) של סקירות מן הסוג הזה. ההשתתפות – חובה!
  9. הציבו רף ציפיות גבוה לכלל המשתתפים, אך הרף הגבוה ביותר שמור לכם.

אין שיקויים, אין לחשים, אפילו לא מייל-קסמים שבכוחו להפוך את הארגון שלכם למכונת חדשנות משומנת היטב. כאן דרושים עבודה קשה, מיקוד והתמדה – אבל זה כל העניין, לא? מציאת פתרונות חדשניים ויצירת-ערך צריכים להיות חלק טבעי ממי שאתם ומעבודת היומיום שלכם.

בברכה

ג'ים

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.