ניהול חכם הופך חדשנות טכנולוגית לאפקטיבית – סיפור מקרה

החיבור בין חשיבת Lean וטכנולוגיה דיגיטלית משפר את הביצועים של בית הדפוס המסורתי – לקראת הדפוס של המאה ה-21

מהפיכת הדפוס הדיגיטלי עתידה לשנות את אורחות חיינו. לא ירחק היום בו נוכל להזמין באינטרנט ספר שנכתב בצדו השני של העולם, אך יודפס למעננו בבית הדפוס השכונתי. אך על מנת שיגיע אותו היום לא ניתן להסתפק רק בפיתוח טכנולוגיית הדפוס הדיגיטלי, אלא גם לשנות את תפיסת הניהול של בתי הדפוס, ואת הצעת הערך שלהם ללקוחותיהם.

חברת הדפוס HP Indigo מפעילה בשיתוף עם רשת ILE פרויקט חלוצי לשיפור האפקטיביות באמצעות שילוב תפיסת ניהול Lean עם טכנולוגיית הדפוס הדיגיטלי החדשנית שפיתחה. שיפור האפקטיביות של בית הדפוס המסורתי לא מתחיל מטכנולוגיה אלא משינוי המיקוד – מעבר מיעילות מכונות הדפוס לבניית חבילת שירות כוללת ללקוחות, ובהמשך הסרת החסמים והשגת זרימה בתהליך הייצור לחוברת פרסום, ספר, אריזה, פלקט או אלבום תמונות.

הניסיון להטמעת תפיסת הניהול Lean בבתי דפוס החל בסדרה של שלושה מהלכי שינוי ניסיוניים בספרד, הולנד וישראל. בישראל הצוות מלווה את אחד מחלוצי השימוש בדפוס הדיגיטלי. חברת הדפוס הישראלית ביקשה לאמץ את מתודת הניהול Lean על מנת לשפר את התמודדותה העסקית בשוק הדפוס המשנה את טבעו במהירות. צוותי הדפוס הישראליים נרתמו באופן שיטתי לשיפור איכות המוצרים, לצמצום הבזבוז וקיצור תהליך ההפקה (Lead Time) של חבילת השירות (Job) ללקוח – מההזמנה ועד לתעודת המשלוח.

השימוש בטכנולוגיית הדפוס הדיגיטלי מאפשר את גמישות ההדפסה בהתאמה למספר העותקים לשימוש מיידי. בשל גמישות ההפעלה מכונת הדפוס הדיגיטלי יכולה לשמש קוצב עבודה (Pacemaker) למערכת בית הדפוס כולה, ולארגן במנות קטנות והומוגניות את שלבי העבודה של חבילת הערך ללקוח: למינציה, הדפסה רב-שכבתית, חיתוך, קיפול וכריכה.

 הטמעת השינוי בהדרגה

לאחר מפגשי ההכנה להבנת עקרונות חשיבת Lean, צוות ILE הבינלאומי הנחה את אנשי בית הדפוס כיצד לבצע מיפוי של זרם-הערך (Value Stream Mapping). המיפוי איפשר לצוות ההפעלה להבין את המצב הקיים ולזהות את החסמים והבעיות בתהליך העבודה בבית הדפוס. השלב השני היה לתכנן מודל עבודה חדש המבוסס על עקרונות הזרימה והמשיכה (Pull & Flow).

ניהול עבודת בית הדפוס על פי עקרונות ה-Lean מבוסס על העקרונות הבאים:

1. השגת יעילות תפעולית של בית הדפוס באמצעות מיקוד ביצירת-ערך ללקוחות בית הדפוס (Effectiveness before Efficiency).
2. טיפול עוטף לקוח יחיד – מיקוד בהזמנת (Job) חבילת-הערך ללקוח (One Piece Flow): מערך הייצור ממוקד ביצירת מענה כולל ומלא ללקוח. מרגע שהזמנת הלקוח התקבלה, כל המערך עובד על רכיבי ההזמנה עד השלמתה.
3. עבודה תחל רק לאחר שהובטחה זמינות מלאה של כל אמצעי הייצור (Full Kit) להשלמת ההזמנה בכל אחת מתחנות העבודה בתהליך: תחנה לא תייצר עבודה חלקית אם אין את כל המרכיבים (תהליכי הדפסה, חיתוך וכריכת דפי הספר יסונכרנו במדויק). עבודה שתושקע בפרויקט תקוע תשבש את זרימת העבודה.
4. זרימת התהליך (Flow): עבודה במנות קטנות הומוגניות (ללא עיכובים לבניית מלאי) תשפר את הזרימה בתהליך.
5. עבודה במשיכה (Pull): במקום שהתוצרת בתהליך תידחף לתחנת העבודה (המכונה) הבאה, זו תמשוך את התוצר מהתחנה הקודמת בזרם-הערך כשתהיה מוכנה ועל פי סדר העדיפות הנכון.
6. ניהול חזותי: נתיבי העבודה והתוצרים למשלוח סומנו בצבעים מוסכמים. חבילות הערך ללקוח סומנו במדבקות צבעוניות על מנת לזהות תוצרת גמורה שממתינה לאיסוף. סימון התוצרת איפשר להוריד את המלאי בתהליך (WIP) והתוצרת הגמורה, התופסים מקום אחסון יקר ופוגעים בזרימה.
7. ניהול משימות על גבי לוח קאנבאן: לוח שמאפשר תכנון שליטה ובקרה על רמת המלאי, עבודות בתהליך, מה נתקע ודורש טיפול ומה הושלם. ניהול העבודה בצורה ויזואלית החשופה לכלל הצוות על הקיר עדיף על מערכת בקרה דיגיטלית למנהלים בלבד. לוח קאנבאן משמש גם מקום מפגש לצוותי העבודה על מנת לדון בבעיות, לתכנן ולתאם את משימות העבודה.
8. ניהול המלאי: מדיניות הרכישה והשימוש במלאי חומרי הגלם (נייר, חומרי למינציה ודיוֹ) נבחנת מחדש על בסיס העיקרון המניח שמזעור המלאי יחשוף את הבעיות בתהליך הייצור ולא יאפשר כיסוי (טיוח) כשלי עבודת בית הדפוס.
9. שיתוף העובדים בתהליך: עידוד העובדים לשותפות ושכלול התהליך הביא למעורבות העובדים בהצפת בעיות, בהעלאת רעיונות לשיפור ובבדיקתם באמצעות ניסויים אמפיריים.
10. שיפור מתמיד (Kaizen) בלמידה מניסויים: עקרונות העבודה הללו נבחנו אמפירית בבית הדפוס בשיטה של ניסויים ממוקדים. ממצאי הניסויים שימשו את צוות בית הדפוס לעיצוב תהליך עבודה אפקטיבי שישמש בסיס לשיפור נוסף בהמשך.

גיבוש תהליך עתידי

לשינוי תפיסת הניהול בבית הדפוס מטרה כפולה: לייצר זרימת חומרי הדפוס בתהליך, ובמקביל לאפשר למערך המכירות לעצב הצעת ערך ייחודית וכוללת לשירותי הדפסה עד לבית הלקוח ועל פי צרכיו.

עיצוב חבילת-הערך חייב להיות מוצג ללקוח ולקבל את אישורו במהלך אינטראקטיבי. הדפסה ראשונית במערכת הדיגיטלית תאפשר ביצוע מהיר של מהלכי הבדיקה ואישור הלקוח לפני שביצוע העבודה יוצא לדרך. מהלך שילוב הלקוח בעבודת ההפקה התאפשר על ידי תכנון הייצור בשלב מוקדם יותר בתהליך ותמיכה מלאה בלקוח לאחר שלב ההזמנה בכל בעיה.

המעבר מהדפסה אחידה של רכיב (כמו דפי תמונות לספר) ליצירת חבילה כוללת ללקוח (ספר, מודעת פרסום וקופונים לקדום מכירות) מבוסס על ההבנה שחבילות-הערך ללקוח אינן אחידות, ומחייב שינוי בתודעת השירות, יצירת צוות רב-מקצועי, הגדרה מחודשת של דפוסי קבלת ההחלטות, עבודת צוות גמישה והקפדה על התאמה מלאה בין הדרישה לביצוע.

בתחילת התהליך השינוי עובדי הדפוס המקצועיים התקשו להתנתק מדפוסי העבודה המוכרים ולעבור לעידן הדיגיטלי בו צוות רב-מקצועי משולב מחליף את עבודת היחיד. משלמדו את יתרון הטכנולוגיה הדיגיטלית בבית הדפוס נוכחו כי תכנון מהלך הייצור לאחר אישור הלקוח יפחית באופן משמעותי טעויות ועבודה חוזרת ויגביר את האפקטיביות של בית הדפוס. בניגוד לדימוי הרווח, בעידן הדיגיטלי עבודת הצוות והתקשורת האישית עם הלקוח היא לא פחות מתנאי להישרדות עסקית.

בעז תמיר, ILE.

Lean Value Stream Box Score

In: Practical Lean Accounting: A Proven System for Measuring and Managing the Lean Enterprise, by Brian H. Maskell  (Author), Bruce Baggaley (Author), Larry Grasso (Author)