התכנית המושקעת שלנו קרסה כשהמומחה הבינלאומי ביטל את הגעתו במפתיע. בדיעבד זה היה שיעור חשוב: הוויתור על השליטה המוחלטת במציאות איפשר לבחון אפשרויות להשגת הטוב האפשרי בנסיבות הלא צפויות.
"אַ מענטש טראַכט און גאָט לאַכט" (האדם מתכנן ואלוהים צוחק)
שינוי פתאומי
תכנית הביקור של ג'ון דרוגוזס, מומחה בינלאומי לתפיסת ניהול פיתוח המוצרים LPPD, גובשה חודשים מראש. כל רגע מזמנו היקר של ג'ון תוכנן למפגשי לימוד קבוצתיים או אישיים. גולת הכותרת של הביקור: הצגת עקרונות LPPD לעשרות מנהלי פיתוח ומהנדסי מערכות בכנס בינלאומי המתקיים פעם בשנתיים. בשל מגבלות הזמן והמקום משתתפי המפגשים נבחרו בקפידה, נשכרו האולמות, כיתות ההדרכה וחדרי האירוח במלון.
בערב שבת, יומיים לפני תחילת התכנית, צלצל הטלפון שוב ושוב בזמן הארוחה המשפחתית. מעבר לקו נשמע קולו של ג'ון: "אני מצטער לבשר לך שבמקום לעלות על הטיסה לישראל, אני בדרכי לחדר המיון בבית החולים." כשניתקתי את השיחה לאחר הבעת צער ואיחולי בריאות חשתי לכוד בתוך בעיה ללא ברירות. הביקור השתבש ולא נותר לי אלא להתנצל בפני מי שציפה לפגישה עם המומחה.
בדיעבד אני מבין שבליל שבת קרסה התוכנית (Plan) ונכפה עליי תהליך של תכנון דינמי (Planning).
שלב א': סימני שאלה ותגובה אינטואיטיבית
ראשית ישנו בלבול: מה יתגלה בבדיקות הרפואיות? האם מדובר בדחייה של יום או שעליי להודיע על ביטול התכנית? על פי איזה תרחיש עליי לפעול? לאחר חשיבה קצרה חילקתי את השבוע לנקודות החלטה במקטעים של 12 שעות: עיכוב עד למקטע הראשון יחייב ביטול היום הראשון, בסוף המקטע השני נבטל את היום השני, ואם לא יחוּל שינוי עד למקטע הרביעי (יום ראשון בערב) תבוטל התוכנית כולה. העברתי מסרונים לשותפים לארגון התוכנית על שינוי התוכנית ועל התכנון לביטול מדורג לפי התפתחות האירועים. ככל שנקף הזמן התחלתי בהודעות על ביטול ימי ההדרכה הראשון והשני בשבוע.
והנה, יחד עם ההבנה מצד השותפים לנסיבות המיוחדות היו שביקשו גם לקיים בכל זאת את שבוע הלימוד גם בהיעדרו של ג'ון. הבנתי לפתע שאני עסוק בתגובה לאירועים (הסימפטומים) ומתעקש להיצמד לשרידי התכנית המקורית, במקום לבנות מענה מתאים לשאלה האמיתית: מהם צרכי המשתתפים המתכוננים לשבוע הדרכה?
שלב ב': עוצרים לחשוב מחדש, לומדים תוך כדי תנועה
החלטתי לתכנן מחדש. על מנת לתת מענה לצרכי הלקוחות עלי לחזור אל תכלית הביקור – מהו הערך שהצענו למשתתפי שבוע ההדרכה והאם ניתן לממש אותו, ולו חלקית, למרות השינוי המצער. ביום ראשון בבוקר ביצענו תפנית בחשיבה: אמנם הפסדנו את שני ימי ההדרכה הראשונים, אך נותרו שלושה ימים יקרים.
ראייה נסיבתית מפוכחת מחד, והבנת צרכי הלקוח ובחינת מרחב האפשרויות מאידך, פתחו בפנינו אפשרויות למידה חדשות. במקום הביטול המתגלגל התחלנו לבנות תכנית אלטרנטיבית. לכולם היה ברור שבהיעדרו של ג'ון אין טעם להעתיק את המצגות או לנסות למלא את מקומו במסגרת אותה התכנית. במקום זאת, החלטנו שנכון יותר לבנות הדרכת LPPD המבוססת על היכולות המקומיות תוך שותפות עם הלקוחות. בנינו יחד עם קבוצת הלמידה השונות סבבי בחינה להצעות אלטרנטיביות לתכנית כדי לתת מענה לצרכי הלמידה.
כשנתקבלה לבסוף ההודעה המצערת על ביטול הביקור, היינו כבר ערוכים עם תכנית שהתבססה על שילוב של מנחי צוות ILE יחד עם מנחים פנים-ארגוניים לשלושה מחמשת ימי הדרכה. באופן מפתיע, מספר הנרשמים להדרכה של ג'ון דרוגוזס בכנס הבינלאומי לא צנח באופן משמעותי.
בחלק מהמפגשים השתמשנו באירוע המתואר כאן כמקרה בוחן להמחשת השימוש במתודה לפתרון בעיות (תוך שימוש בגיליון A3). הבעיה הוגדרה כך: היעדרותו של מדריך בעל שם בינלאומי היוותה מכשול להעברת תכנים מקצועיים על תפיסת ניהול הפיתוח LPPD. מכאן הציגו משתתפי המפגשים עצמם דרכי פעולה אפשרויות, ולבסוף הוגדרה תכנית אלטרנטיבית בשימוש בכוחות מקומיים ובשיתוף משתתפי ההדרכה.
סיכום: לקבל את הטוב האפשרי
לא כל עכבה לטובה. גם בסופו של אותו שבוע, לצד הידיעה שהצלחנו לקיים בפועל שלושה מתוך חמשת ימי ההדרכה ושהייתה למידה משמעותית למנחים ולמשתתפים גם יחד, נותרתי עם תחושת צער על שיבוש התכנית המקורית. לגבי חלק מהמפגשים תהיתי אם לא קלקלנו בהתעקשות שלא לבטל, "להידחף" לבמה ולסכן את אמון הלקוחות המצפים לג'ון?
אולם רצף המשובים על השבוע חיזקו את בטחוני שבנסיבות הקיימות פעלנו נכון: הכוחות המקומיים דיווחו על תהליך משמעותי שגם חיזק את ביטחונם ביכולת למידה עצמאית, ונדמה כי דווקא השיבוש העמיק את הבנת המשתתפים במהות חשיבת Lean ופתרון הבעיות שבבסיסה. למרות שלא יכולנו לממש את התכנית המקורית, יצרנו תשתית ללימוד מעמיק לקראת הגעתו של ג'ון דרוגוזס לישראל בסוף חודש מאי.
בעז תמיר, ILE
כתיבת תגובה