ניהול בתנאים של אי-ודאות: שני מושגי יסוד

על ההבדל בין מערכת "מורכבת" למערכת "סבוכה"

המאה ה-21 מתאפיינת בין היתר בהפיכתן של מערכות שאת רכיביהן ניתן ללמוד, להכיר ולצפות למערכות התלויות בגורמים רבים ושונים ומתאפיינות מעצם טיבן במידה גבוהה של חוסר וודאות.

תפיסת Lean, המציעה חלופה לתפיסת הניהול המסורתי, הינה מותאמת לסביבת העבודה הסבוכה, ולעתים כאוטית, של המאה ה-21. בהקשר הזה אנו נדרשים לעתים קרובות לשני מושגי יסוד שחשוב להבחין ביניהם: Complicated ו-Complex. למושגים הללו אין  מקבילה מדויקת בעברית. לצורך העניין נבחין כאן בין סביבת עבודה "מורכבת" לסביבת עבודה "סבוכה", או כאוטית.

Complicated: מערכות ניהול מורכבות הן מערכות סגורות שאת רכיביהן השונים ניתן ללמוד על ידי פיתוח מומחיות מתאימה, ואשר את פעולתן ניתן לצפות במידה גבוהה של ודאות על פי הגיון של סיבה ותוצאה. במקרה של תקלה או חריגה מהנורמה ניתן לעמוד בבירור על הגורמים לתקלה ולתקנה בהתאם.

Complex: מערכות ניהול סבוכות הן מערכות התלויות בגורמים חיצוניים, ועל כן מתאפיינות במידה גבוהה של חוסר וודאות. קשרי סיבה ותוצאה אינם יכולים לפיכך לספק צפי מדויק של פעולתן. מדובר על פי רוב במערכות מבוזרות ללא מרכז ברור, ויחסי הגומלין, או מערכות הקשרים, בין הרכיבים השונים בהן חשובים כאן יותר מהבנה של כל רכיב בפני עצמו. תקלות ובעיות המאפיינות מערכות אלה לאו דווקא נפתרות, כי אם "מנוהלות" בהתאמה לצרכים המשתנים. מילת המפתח במקרה הזה היא 'הסתגלות': מערכות ניהול מן הסוג החדש תובעות הסתגלות מתמדת לתנאים החדשים.

בדומה למערכות המורכבות, גם כאן היכרות עומק עם המערכת הינה חיונית להבנתה, אלא שהמומחיות עלולה להפוך חיסרון אם אינה מביאה בחשבון את רכיב האי-ודאות. במילים אחרות, הבנת עומק של מערכות "סבוכות", חייבת לכלול גם את היסודות הבלתי צפויים שלהן.

אהרון דיגנאן (Aaron Dignan) ממחיש הבחנה זו באמצעות שתי דוגמאות פשוטות:

כדוגמה למערכת מורכבת הוא מביא את המנוע. מורכב ככל שיהיה מנגנון הפעולה של המנוע, הרי שמדובר במערכת שניתן להסבירה על פי הגיון של סיבה ותוצאה.

פקקים לעומת זאת הם דוגמה למערכת סבוכה התלויה בגורמים חיצוניים שניתן כמובן לנסות ולצפות, אך במידה מוגבלת של וודאות.

איך כל זה משפיע על עבודת הניהול?

תפיסת הייצור המסורתית, המזוהה עם שיטת הייצור ההמוני, ראתה במפעל מערכת סגורה שניתן לפרק ולנתח את סך רכיביה על פי הגיון של סיבה ותוצאה; מערכת בעלת מרכז ברור התובעת שליטה, בקרה ופיקוח על מנת להבטיח את עבודתם התקינה של מרכיביה – ממוכנים ואנושיים כאחד. המנהלים הם מקבלי ההחלטות הבלעדיים, בעוד שהעובדים מתפקדים בבחינת זרוע מבצעת. משמעת העבודה במפעל מושתתת על מערכת של גמול (ועונש) ומעוגנת בשורה של כללים ותקנות.

מנהלות ומנהלים מהסוג החדש לעומת זאת תופסים את הידע הארגוני כפרי חשיבה ועבודה משותפת, ואת תפקידם כמנהלים במתן הכשרה וסביבת עבודה אופטימאלית לעובדיהם לפתרון בעיות בהתאם לשינויים בשטח. במקום תקנים ונהלים נוקשים על ההנהלה להגדיר סטנדרט עבודה, עקרונות מנחים לפתרון בעיות תוך הפעלת שיקול דעת של עובדי-הקו, ובעיקר – החלת נורמות ותרבות עבודה המאפשרות לעובדות ולעובדים להיות במיטבם.

את ההבחנה בין אכיפה על ידי חוקים ותקנות לבין פיתוח סטנדרט עבודה, מדמה דיגנאן להבדל שבין צומת מרומזר ובין מעגל התנועה. בדומה לצמתים בהם התנועה מוסדרת על ידי רמזור, הכללים במעגל התנועה אמנם מוסכמים וברורים, אלא שהללו תובעים מנהגות ונהגים הפעלת תוספת שיקול דעת בהתאם לתנאי השטח המשתנים.

את הדברים הללו הוא ממחיש באמצעות דוגמה מוכרת – חריגה מתקציב הנסיעות של החברה:

ההתמודדות בגישה המסורתית תכלול הטלת מגבלה תקציבית ואף הקפאת תקציב הנסיעות,  הסדרה של נהלים ברורים, מערכת אכיפה כגון מתן אישורים והטלת סנקציות על חריגות.

הגישה החדשה תטה את הכף לטובות שיטות מבוססות אמון, כגון שיתוף חברי הארגון בבעיה שנוצרה, הקפדה על שקיפות ושיתוף מידע רלוונטי על ידי כלל חברי הארגון.

את מאמרו המלא של אהרון דיגנאן תוכלו לקרוא כאן.

עוד על ההבחנה בין מערכות מורכבות לסבוכות, ועל השלכותיה של הבחנה זו על סביבת העבודה והתרבות הארגונית במאה ה-21:

כאוס כהזדמנות

לפתוח מרחב יוזמה בעולם פקוק וכאוטי

סוף עידן המכונות: לקראת מטאפורה ארגונית חדשה