מתודת "הייעוץ התהליכי" שעוצבה על ידי אדגר שיין Edgar Schein – Process consulting משמשת את צוות ILE בליווי והנחיית לקוחותינו-שותפינו בתהליך שינוי Lean.
מתוך רצון להבהיר את עקרונות השיטה, כמו גם את ההבדלים בינה ובין תפיסת הייעוץ הארגוני המסורתית, אנו מביאים בפניכם כאן מספר תשובות לשאלות המופנות אלינו מעת לעת, ומעסיקות חלק ניכר מלקוחותינו:
- מה בעצם ההבדל ביניכם לבין יועצים ארגוניים אחרים?
יועץ הפועל על פי עקרונות ה-Lean שונה בהנחות היסוד, בערכים המקצועיים ובפרקטיקת העבודה מהיועצים המסורתיים לפיתוח ארגוני וממומחי "הנדסת תעשייה וניהול". הנחת היסוד: מומחי "תעשייה וניהול" ממוקדים ביעילות המשאבים (Efficiency), בעוד שמנחי Lean מתמקדים בדרכים לבניית מערכת יחסים מועילה עם הלקוח (Effectiveness), במיון ומיקוד המשאבים בפעילות יוצרת-ערך ללקוח.
ערכים: מנחי ה-Lean אינם מגיעים כמומחים למתן פתרונות לבעיות שאנשי הארגון לא הצליחו להתמודד איתן, אלא עובדים על בניית יכולות לקבלת החלטות עצמאיות ועידוד ללקיחת אחריות מעבר לסמכות הפורמאלית, בכל הדרגים. במילותיו של ג'ים וומאק: "מניסיוני, עבודת היועצים היא אפקטיבית ביותר כאשר הם לומדים לעזור לראשי צוותי השטח ליצור שגרת ניהול יציבה על בסיס יומיומי. היציבות הבסיסית הזאת קודמת לכל יוזמה החורגת משגרת העבודה. המסלול הזה יניב תוצאות פחות טובות בטווח הקצר (לעומת האפשרות של מתן פתרון מידי לבעיות בוערות), אבל לטווח הארוך זוהי הדרך הטובה ביותר להובלת שינוי."
- איך ניתן לשנות תרבות ארגונית בזמן קצר?
שינוי תרבות ארגונית אכן איננו תהליך קצר. זהו פועל יוצא מתמשך של שינוי תפיסת הניהול, תהליך ממושך המאפשר לארגונים להתמודד עם האתגרים העסקיים של המאה ה-21.
אם כן, כיצד ניתן לפנות משאבים לתהליך ממושך שכזה בתוך הלחץ הפנימי של התנהלות הארגון והלחץ החיצוני של השוק התחרותי?
כפי שתוכלו לראות בתרשים למטה – הדרך המעשית לשנות הנחות יסוד בארגון מתחילה בשינוי תהליכי העבודה וברכישת כלים וסטנדרטים שיהפכו דרך תרגול לנורמות התנהגות. היות שחשיבת Lean מכוונת לצמצם את הבזבוז ויצירת ערך ללקוח, שינוי ההתנהגות יביא לצמצום הבזבוז וישפר את התנהלות הארגון כבר בטווח הקצר.
מתודת Lean משנה את סדר השלבים בתהליך שעיצב אדגר שיין לשינוי התרבות הארגונית – שינוי פרקטיקות עבודה והתנהגות יובילו לשינוי ערכים.
ג'ון שוק מציג במאמרו "כיצד מחוללים שינוי תרבותי" את העיקרון של שינוי תרבות דרך שינוי התנהגות – דרך סיפורו של מפעל טויוטה בארה"ב. צוות ILE פועל כשותף למנהלים-מנהיגים מובילי שינוי המבקשים "להיות השינוי בעולם" במסע שתחילתו בצעדים קטנים ומעשיים.
- במסגרת שעות העבודה שלכם אתם כוללים גם שעות של לימוד הסביבה הארגונית, כגון נוכחות וצפייה בישיבות וסיורי שטח. מדוע אתם רואים לנכון לגבות תשלום גם על אותן שעות לימוד פנימי, המתרחשות מאחורי הקלעים ואינן כרוכות בהנחיה אישית או קבוצתית ישירה מצדכם?
בניגוד לתפיסת הייעוץ הארגוני המסורתית הממוקדת בפתרונות מידיים או הנחיית סדנאות, ייעוץ בהנחיה תהליכית נועד ללוות ארגונים בעבודת הפיתוח מתוך התייחסות לגורמי השורש. זאת מתוך חתירה לשינוי לטווח הארוך, ולא רק כטיפול בבעיות קיימות בנקודת זמן ספציפית.
לימוד שיטתי של הסביבה הארגונית, וחקר מעמיק של תרבות העבודה בארגון, הם התנאי הבסיסי לכל עבודת ייעוץ יוצרת-ערך. אנו סבורים כי זוהי הדרך היחידה להתאים את שיטות העבודה של Lean לצרכי הארגון הספציפיים, במקום לכפות על הארגון פתרונות מוכנים מראש שאינם מתאימים לצרכיו.
לימוד ההנחיה התהליכית מתואר בטור "פרויקט LNGA – מדריך לשינוי ארגוני". בהתבוננות ובלימוד המרחב הארגוני וסביבתו אנו רואים לפיכך פעילות מובהקת של יצירת-ערך וחלק בלתי נפרד מעבודתנו כמנחים. על כן:
א. אנו מקפידים שלא לשלוף פתרונות מדף, אלא לעבוד יחד עם המנהלים וצוותי העבודה על גיבוש סטנדרט עבודה מתאים למצב הנוכחי, מתוך מחשבה על השיפור הנדרש בעתיד.
ב. בניית סטנדרט עבודה כבסיס לשינוי ושיפור תהליכים מבוסס על היכרות עם אופי הארגון וצרכיו הייחודיים. היכרות שכזו נסמכת בראש ובראשונה על התבוננות. זהו הבסיס המתודולוגי לתפירת מענה הולם על פי מידותיו של הארגון-הלקוח.
ג. לא ניתן להפריז בחשיבותה של הימצאות המנהלים בשטח. זהו מה שמכונה בעגה המקצועית ה"גֶמְבּה" – המקום שבו נוצר הערך. הצפייה וההתבוננות בהתנהלות הארגונית הן חלק בלתי נפרד מההיכרות עם ה-"גֶמְבּה" שלנו, וזהו עיקרון יסוד של גישת Lean.
נסכם בתיאור של ג'ים וומאק את תפקיד ומהלך הייעוץ הארגוני לפי גישת Lean: " עלינו להבהיר אחת ולתמיד שלא ניתן לבסס את תפיסת הניהול Lean באותו פרק זמן שבו ניתן לצעוד את הצעדים הראשונית בהטמעת כלי העבודה של Lean. במילים אחרות, לא מדובר בעוד תכנית בזק. הסיבה לכך היא ששינוי מתודולוגיית הניהול ושינוי של דפוסי המחשבה תובעים ליווי והנחיה מתמשכים על מנת להפוך ל'טבע שני'. הנחיית מנהלים היא על כן תהליך מתמשך, ולא אירוע חד פעמי. על ההנהלה הבכירה להתאזר אפוא בסבלנות, ולא להתמקד, כהרגלם, בתוצאות קצרות טווח."
****
תכלית ILE: השגת שיפור מתמיד באמצעות חשיבת lean
צוות ILE – International Lean Enterprise עובד כצוות בינלאומי על פרויקטים שונים בארץ ובעולם. למימוש תכלית ILE אנחנו מבקשים לשמש מקור מידע פתוח לכל אדם המבקש ליצור בארגון שלו מרחב לימודי לשיפור. כמנחי Lean אנחנו דוגלים בשקיפות ובשיתוף בידע – דרכי העבודה שלנו גלויות לכל, ונשמח בכל עת להסביר את העקרונות העומדים ביסוד עבודתנו בשטח, לחשוב וללמוד יחד.
בעז תמיר, ILE.
כתיבת תגובה