לפתוח מרחב יוזמה בעולם פקוק וכאוטי

מאי 7, 2019 • בלוג • Boaz Tamir

מערכת שנגררת לכאוס

מערך מידע וטכנולוגיה בחברת “ווטרפול” (Waterfall – שם בדוי) הוצף בדרישות לפיתוח מוצרים ושירותים. תור ארוך של פרויקטים לפיתוח נדחקו בתור בשער הכניסה (Projects Gate) המשמש מרכז מיון לניתוב וקביעת סדרי העדיפות (Triage). מנהלת שער הכניסה (PMO) הצליחה להאט במידה מסוימת את הקצב, אך הביקוש הגבוה לפיתוחים טכנולוגיים המשיך להגדיל את התור והצפיפות בפתח.

מנהל הפיתוח הטכנולוגיות (R&D) ניצב חסר אונים בפני חבריו להנהלה. אובדן הזדמנויות עסקיות בגלל חוסר יכולת להיענות לדרישות השוק ולמסור את המוצר ללקוח בזמן הוא עניין כואב, אך מתסכל יותר לגלות שעומס הדרישות לפיתוח דווקא מאט את קצב התפוקה המתוכננת. כשהלחץ גובר בעלי העניין מחפשים נתיבים לעקיפת השער עד שהם מצליחים למוטט את הגדר המקיפה את יחידת הפיתוח. מהצפיפות ליד שער הכניסה התפרץ שיטפון של פרויקטים לביצוע, ומרחב העבודה של מערכת הפיתוח הפך לפקק תנועה ענק.

מנהלי הפיתוח ניסו להשתלט על המצב על ידי העברת אנשי פיתוח מפרויקטים שעדיין לא הושלמו לעבודה בפרויקטים הנמצאים בדחיפות רבה, אך הניסיונות הנואשים לכיבוי השרפות המקומיות גרמו נזק רב-מימדי: פתיחת פרויקטים חדשים עוצרת את התקדמות הפרויקטים הקיימים, מורידה דרמטית את יעילות עבודת הצוותים, מגדילה את העבודה בתהליך (Work In Process – WIP), מאטה את קצב הזרימה ולבסוף סותמת את נתיב התנועה. גם הפרויקטים החדשים שנדחסו לתור לא יושלמו בזמן, אם בכלל.

מרחב העבודה של יחידות פיתוח המוצרים והטכנולוגיות בחברת ווטרפול נראה כמו ציר תחבורה מרכזי מוצף בכלי רכב הסמוכים זה לזה בצפיפות: לאחר פריצת הגדר גם שולי הכביש התמלאו בכלי רכב שנדחקו לנתיב הפנוי. רוכבי האופנועים (הפרויקטים הקטנים) מתקשים למצוא סדק ראוי למלט עצמם מהפקק, וצפירות רכבי הביטחון והחירום נענות בהרמת כתפיים של הנהגים (מנהלי הפרויקטים) שאינם יכולים לפנות את נתיב התנועה. כל החלטה ופעולה העמיקה את תחושת הכאוס.

צעדים ראשונים בסביבה כאוטית

הצפת מרחב הפיתוח בפרויקטים בתהליך (Work In Process, WIP) מאיימת להשתלט על פעילות החברה ומכתיבה את סדר היום של הנהלת ווטרפול. הפעולה הדחופה (הצורך המיידי) דוחקת את החשובה (האסטרטגית).

שחרור הפקק בווטרפול הוא צעד חיוני להתנסות ולימוד מיומנויות התנועה בסביבה כאוטית, ולשם כך נדרשת עצירה יזומה לשם התבוננות והפנמת המציאות. היפוך המגמה אפשרי כשהמאמץ הופך להרפיה: הדרישה לתוספת משאבים צריכה להתחלף בהבנה שהחברה סובלת מגידול במלאי פרויקטים בתהליכי עבודה המשעבדים את עיקר משאבי הארגון. שחרור משאבים המוקדשים לפרויקטים תקועים עדיף על תוספת משאבי פיתוח בניסיון סרק לפתיחת פרויקטים חדשים שאינם ניתנים להשלמה.

בשונה מסביבה מורכבת (Complicated), בסביבה כאוטית (Complex), במקום שלא ניתן לצפות את העתיד ולא את תוצר המהלכים המתוכננים יש לבזר את השליטה לשטח בו יבצעו צעדי ניסוי קטנים, אינטראקטיביים, על ידי צוותי הפיתוח ואנשי הקו, ואלה יהפכו לעקרון פעולה אסטרטגי. לשם כך נדרש שינוי נקודת המבט והתודעה.

לא פשוט לשנות את ההרגלים ואת המצב התודעתי. רק כשהמשבר הפך מוחשי החל הטיפול בבעיות השורש. הנהלת ווטרפול החליטה לנקוט פעולות מידיות לפתיחת מרחב המאפשר את גמישות התנועה. לדוגמה: מתן עדיפות לפרויקטים הקרובים לסיום, ובמקביל חסימת דרכי הגישה אל הנתיב החסום במרחק שיאפשר לנתב את כלי הרכב לנתיבים אלטרנטיביים.

ניהול פרויקטים בסביבה כאוטית

הצועד בנתיב העובר בסביבה כאוטית לא יכול להיעזר בפתרונות מדף או תרופה שהוכנה מראש. הדרך להתמודד עם המציאות החדשה מתחילה מהתבוננות, דרך שינוי תודעתי ולבסוף בהחלפת ארגז הכלים הישן: במקום השימוש במפות הישנות וההתמקדות בעמידה ביעדים (KPI), יש לבנות מחדש של מערכת ההפעלה הניהולית (Management Operating System – MOS).

תכלית מעוררת השראה תמקד את עובדי הארגון, תאפשר הגדרת סדר קדימויות ותפתח פתח להסרת המחיצות בין הדיסציפלינות, היחידות ואנשי המקצוע. בניית צוותי עבודה רב-מקצועיים המשלבים את אנשי השיווק, העסקים, הפיתוח הטכנולוגי והשירות תיצור הבנה משותפת וביצוע עבודה מתואמת לתפירת ערך על פי מידותיה של קהילת הלקוחות. בסופו של דבר מהלכים שכאלה יאפשרו את זרימת התהליך וצמצום דרמטי של מלאי עבודה בתהליך (WIP) על ידי פתיחת מרחב המאפשר תנועה זורמת להצמחת מיזמים חדשים, ובאמצעותם את צמיחתה המבוקרת ובת-הקיימא של החברה.

לחצו כאן לקריאת טור ההמשך. 

בעז תמיר, ILE.

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.